Privacyverklaring Omnisportvereniging WSV

Vijf verschillende sportafdelingen, te weten: Badminton, Basketball, Dynamic Tennis, Voetbal en Volleybal vormen samen de Omnivereniging WSV. Omnisportvereniging WSV is gevestigd aan De Voorwaarts 450 in Apeldoorn en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wat zijn onze contactgegevens?
Omnisportvereniging WSV is gevestigd in Apeldoorn op:

Sportcomplex De Voorwaarts
De Voorwaarts 450
7321 MG Apeldoorn
www.wsv-apeldoorn.nl

De algemeen secretaris van onze vereniging heeft binnen de vereniging ook de rol van Functionaris Gegevensbescherming. Voor vragen en/of op- of aanmerkingen over de privacyverklaring binnen onze vereniging is de algemeen secretaris te bereiken via secretaris@wsv-apeldoorn.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd.
Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens. Omnisportvereniging WSV verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van: leden, vrijwilligers, sponsoren of leveranciers. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorgdragen voor je verzekering en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger, coach of trainer.

Welke persoonsgegevens zullen wij verwerken?
Binnen Omnisportvereniging WSV verwerken wij de volgende gegevens die iets over jou zeggen:

  • Voor- en achternaam
  • NAW-gegevens
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummers en e-mailadressen
  • Rekeningnummers t.b.v. de contributie betaling
  • Persoonsgegevens die jij zelf actief verstrekt. Bijvoorbeeld door een profiel aan te maken binnen een app van een afdeling binnen Omnisportvereniging WSV
  • Persoonsgegevens die jij zelf verstrekt door deel te nemen aan openbare (sport)activiteiten
  • Gegevens verkregen uit (telefonische) gesprekken
  • Gegevens van je activiteiten op de website van Omnisportvereniging WSV

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Omnisportvereniging WSV verwerkt ook een aantal bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens, hiermee bedoelen wij:

  • Gegevens van personen die jonger zijn dan 16 jaar
  • Foto’s van onze (sport)activiteiten waarvoor je een lidmaatschap hebt afgesloten
  • Foto’s van alle andere activiteiten waarvoor jij jezelf hebt aangemeld

Onze website en/of dienst heeft nooit de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, of hiervoor moet toestemming zijn gegeven door de ouders of voogd. Wij kunnen alleen niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als jij ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige kan jij contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming. Je kunt de Functionaris Gegevensbescherming bereiken via secretaris@wsv-apeldoorn.nl zodat de informatie verwijderd kan worden.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Omnisportvereniging WSV verwerkt jouw persoonsgegevens voor een aantal doelen:

  • Om onze nieuwsbrieven, uitnodigingen voor festiviteiten en informatie over wedstrijden of activiteiten te kunnen versturen
  • Zodat wij contact met je kunnen opnemen door te bellen of te e-mailen als dit nodig is om je te informeren

Geautomatiseerde besluitvorming
Binnen Omnisportvereniging WSV worden door afdelingen op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten genomen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Omnisportvereniging WSV en haar afdelingen laten haar wedstrijden, tuchtzaken en administratie verwerken door de bonden waar de afdelingen zijn aangesloten. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Omnisportvereniging WSV) tussen zit of invloed op kan uitoefenen.

Omnisportvereniging WSV en haar afdelingen gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen: Sportlink Services (contributiemodule, wedstrijdprogramma, ledenadministratie, relatieadministratie sponsoren en club van 100 leden).

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is.

  • (Categorie) persoonsgegevens; > 1 jaar > Nadat jouw lidmaatschap is beëindigd
  • Personalia; > 1 jaar > Nadat jouw lidmaatschap is beëindigd
  • Adres; > 1 jaar > Nadat jouw lidmaatschap is beëindigd.
  • Foto’s evenementen; > 2 jaar > Zolang deze nog actueel zijn

Delen van persoonsgegevens met derden
Omnisportvereniging WSV deelt jouw persoonsgegevens alleen met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting.

Met bedrijven die na onze opdracht jouw gegevens verwerken sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Omnisportvereniging WSV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Als wij jouw persoonsgegevens daarnaast aan anderen verstrekken zullen jou om nadrukkelijke toestemming vragen.

Wij delen gegevens met de bonden van de afdelingen Badminton, Basketball, Dynamic Tennis, Voetbal, Volleybal, Bureau Halt (als hier aanleiding voor is) en met Justitie (bij calamiteiten).

Cookies, of vergelijkbare technieken op onze website
Omnisportvereniging WSV gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken op de website www.wsv-apeldoorn.nl op gegevens op te slaan.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens om ze in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking. Binnen een afdeling kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar secretaris@wsv-apeldoorn.nl.

Om er zeker van te zijn dat jij zelf het verzoek tot inzage hebt gedaan, vragen wij een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van jouw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op het verzoek.

Ook is het mogelijk om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?
Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen zoveel mogelijk passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik stuur dan een mail naar secretaris@wsv-apeldoorn.nl.

Omnisportvereniging WSV en haar afdelingen gebruikt Sportlink Services (contributiemodule, wedstrijdprogramma, ledenadministratie, relatieadministratie sponsoren en club van 100 leden). Sportlink Services is zich als verwerker van persoonsgegevens zeer bewust van de noodzaak tot de beveiliging van de haar toevertrouwde gegevens en geeft hierover het volgende aan:

“Gegevensbeveiliging is steeds een onderwerp bij nieuwe ontwikkelingen en we houden de bestaande situatie regelmatig tegen het licht. Effectieve gegevensbeveiliging is uiteindelijk een optelsom van een veelheid aan factoren. Om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen, nemen wij diverse maatregelen waaronder het volgende:

  • Sportlink host haar systemen bij een gerenommeerde hosting partij die beschikt over toonaangevende security certificeringen zoals ISO27001 en SSAE 16 SOC 2;
  • De systemen van Sportlink worden gehost in een zwaarbeveiligde omgeving die slechts voor een beperkt aantal personen toegankelijk is;
  • Communicatie tussen onze omgeving en de buitenwereld verloopt over versleutelde verbindingen (https, SSH, VPN-technieken);
  • Bijzondere informatie, zoals wachtwoorden, wordt versleuteld opgeslagen in onze databases;
  • Administratieve toegang tot onze systemen is uitsluitend mogelijk via een beveiligde verbinding en alleen door die personen die hier daadwerkelijk noodzaak toe hebben;
  • Onze systemen worden steeds tijdig voorzien van beveiligingsupdates. Als u vragen of opmerkingen heeft over onze beveiliging kunt u mailen naar security@sportlink.com.

De standaard voorwaarden waarin alle verwerkingsovereenkomst gerelateerde zaken zijn geregeld is hier te downloaden.”

Wijzigingen in de privacyverklaring
Omnisportvereniging WSV kan wijzigingen aan brengen in deze privacyverklaring. Kijk dus regelmatig op de website zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.

Privacyovereenkomst
Omnisportvereniging WSV heeft een privacyovereenkomst opgesteld, welke gebruikt wordt wanneer er bijvoorbeeld foto’s gemaakt worden van leden. Deze is hier te downloaden.